Besuchen Sie uns auf der ZP Europe am Stand K.24 in Halle 4.2 - Jetzt Freitickets sichern!

Anspruch und Bedingungen

Unbezahlter Urlaub

  1. Startseite
  2. HR-Lexikon
  3. Unbezahlter Urlaub

9 Min. Lesezeit

So setzen Sie Sonderurlaub im Unternehmen wirksam um

Der unbezahlte Urlaub ist eine Möglichkeit für Arbeitnehmer, das aktuelle Arbeitsverhältnis temporär zu unterbrechen. Dafür gibt es meist unterschiedliche Gründe. Etwa eine längerfristige Reise oder eine unvorhergesehene neue Lebenssituation. Doch dabei gilt es einige Regelungen für den Sonderurlaub zu beachten. Besonders, wenn der unbezahlte Urlaub länger als einen Monat dauert.

Diese Regeln sind nicht nur für Führungskräfte und Human-Resources-Mitarbeiter relevant. Auch Arbeitnehmer sollten wissen, wann sie Anspruch auf unbezahlten Urlaub haben. Oder ob es einen Unterschied zwischen unbezahltem Urlaub für eine Reise oder für  einen Pflegefall gibt. Sobald sich alle Parteien über die Details ihrer Vereinbarung zum unbezahlten Urlaub im Klaren sind, steht einem positiven Ablauf nichts im Weg.

Das Wichtigste in Kürze

  • Unbezahlter Urlaub ist eine Freistellung ohne Fortzahlung, die meist vertraglich oder im Einzelfall vereinbart wird.
  • Die Dauer orientiert sich am konkreten Fall, gesetzliche Grenzen greifen typischerweise nicht.
  • Versicherung und Entgeltansprüche hängen vom Zeitraum und der rechtlichen Ausgestaltung der Freistellung ab.
Unbezahlter Urlaub ist in den ersten vier Wochen von der Krankenversicherung gedeckt

Was ist ein unbezahlter Urlaub?

Unbezahlter Urlaub (auch unbezahlte Freistellung oder Sonderurlaub) ist eine Phase, in der Arbeitnehmer eine zeitlich begrenzte Auszeit von ihrer beruflichen Tätigkeit nehmen. Während dieser Zeit ruhen die Arbeitsleistung und die Lohnfortzahlung. Dies betrifft auch Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall sowie Sonn- und Feiertagszuschläge.

Darüber hinaus bleiben folgende Nebenpflichten während eines unbezahlten Urlaubs bestehen:

  • Treuepflicht
  • Wettbewerbsverbot
  • Fürsorgepflicht
  • Kündigungsschutz (wenn vorhanden)

Gibt es einen Anspruch auf unbezahlten Urlaub?

Ein gesetzlicher Anspruch auf unbezahlten Urlaub ist nicht explizit festgeschrieben. Das Bundesurlaubsgesetz regelt lediglich den Anspruch auf bezahlten Urlaub, der immer auch einen grundsätzlichen Anspruch auf unbezahlten Urlaub beinhaltet. Dieser liegt letztlich jedoch im Ermessen des Arbeitgebers. In vielen Unternehmen ist es bereits üblich, dass Arbeitnehmer die Möglichkeit haben, unbezahlten Urlaub zu beantragen.

Wann habe ich Anspruch auf unbezahlten Urlaub?

In der Regel wird unbezahlter Urlaub genommen, wenn der reguläre bezahlte Urlaub bereits ausgeschöpft ist. Doch es gibt weitere besondere Situationen, in denen der unbezahlte Urlaub eine Option ist. Zu diesen zählen:

  • Pflege naher Angehöriger
  • Elternzeit oder Betreuung erkrankter Kinder
  • Plötzliche Krankheit oder ein Unfall
  • Persönliche Auszeiten oder Sabbaticals
  • Unerwartete Ausnahmesituationen (Brand, Wasserrohrbruch o.ä.)
  • Ausübung von Ehrenämtern
  • Teilnahme an Seminaren und Weiterbildungen
  • Anspruch aufgrund einer betrieblichen Übung
  • Sonderregelungen im Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung

Tipp: Nutzen Sie eine digitale Abwesenheitsverwaltung, um unbezahlten Urlaub zu beantragen.

Wie lange kann man unbezahlten Urlaub nehmen?

Die Dauer eines unbezahlten Urlaubs hängt von den individuellen Umständen ab, wobei es offiziell keine Beschränkungen gibt. In der Regel hängt es von den individuellen Fällen ab, ob und wie lange ein Arbeitnehmer ein gesetzlich vorgegebenes Recht auf unbezahlten Urlaub hat.

Dauer des unbezahlten Urlaubs: Pflege kranker Angehöriger

Bei der Pflege von Angehörigen stellt unbezahlter Urlaub eine wertvolle Unterstützung dar. Angestellte in Unternehmen mit mehr als 15 Mitarbeitern haben nach § 3 Pflegezeitgesetz einen Anspruch auf bis zu 6 Monate Freistellung. Bei kurzfristigem Pflegebedarf entsteht ein Recht auf bis zu 10 Tage unbezahlten Urlaub. Im Jahr 2024 boten laut einer Studie des IAB-Forums rund 2/3 der Unternehmen unbezahlten Urlaub an, wobei 3,5 % der Belegschaft dieses Angebot auch annahmen.

Dauer des unbezahlten Urlaubs: erkranktes Kind

Gesetzlich krankenversicherte Eltern erhalten Krankengeld, wenn sie wegen der Betreuung eines erkrankten Kindes nicht arbeiten. Das regelt § 45 SGB 5. Die Leistung beträgt in der Regel 90 Prozent des ausgefallenen Nettoarbeitsentgelts und wird bei der Krankenkasse beantragt.

Für 2026 stehen jedem Elternteil 15 Arbeitstage pro Kind zu, Alleinerziehenden 30 Tage. Bei mehreren Kindern gilt ein Gesamtlimit von 35 bzw. 70 Tagen. Das Kind muss gesetzlich versichert und jünger als zwölf Jahre sein. Für Kinder mit Behinderung entfällt die Altersgrenze. Eltern in Kurzarbeit haben ebenfalls Anspruch, jedoch nicht zeitgleich mit dem Kurzarbeitergeld. Minijobber gehen leer aus: Sie erhalten zwar unbezahlten Urlaub, aber kein Kinderkrankengeld.

Wird unbezahlter Urlaub von den Urlaubstagen abgezogen?

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, den Urlaubsanspruch zu kürzen, wenn Arbeitnehmer einen Teil des Jahres unbezahlten Sonderurlaub nehmen. Der Anspruch auf regulären Jahresurlaub erlischt, sobald Angestellte das ganze Kalenderjahr über unbezahlten Urlaub nehmen.

Darf unbezahlter Urlaub vorzeitig beendet werden?

In Absprache mit dem Arbeitgeber kann unbezahlter Urlaub vorzeitig beendet werden. Das bietet Flexibilität, falls sich die Situation ändert oder der Arbeitnehmer früher als geplant zur Arbeit zurückkehren möchte. Voraussetzung dafür ist ein in der Vereinbarung beschlossenes einseitiges Beendigungsrecht.

Hinweis: Der Arbeitgeber darf den unbezahlten Urlaub nicht einseitig beenden.

Sind Arbeitnehmer während eines unbezahlten Urlaubs versichert?

Während des unbezahlten Urlaubs ruht das Arbeitsverhältnis zwar, doch die meisten Arbeitnehmer behalten ihren Versicherungsschutz im ersten Monat. Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung bleiben in dieser Zeit normalerweise bestehen.

Es ist jedoch empfehlenswert, bei den zuständigen Krankenversicherungen genaue Details einzuholen. In der Regel gelten die folgenden Richtlinien:

Unbezahlter Urlaub: Krankenversicherung

Angestellte sind im ersten Monat des unbezahlten Urlaubs weiterhin versichert. Laut § 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV endet dieser Anspruch ab 4 Wochen unbezahlten Urlaub. Die Krankenversicherung muss dann von den Angestellten – in einer privaten oder freiwilligen Versicherung – selbst übernommen werden.

Unbezahlter Urlaub: Sozialversicherung

Auch bei der Sozialversicherung gilt, dass diese im ersten Monat der unbezahlten Freistellung der Arbeitgeber übernimmt. Dadurch bleibt der umfassende Schutz in den Bereichen Krankheit, Pflege- und Rentenversicherung in dieser Zeit erhalten.

Unbezahlter Urlaub: Rentenversicherung

Die Beiträge zur Rentenversicherung werden normalerweise ebenfalls für den ersten Monat weitergeführt. Das gewährleistet, dass die Zeiten des unbezahlten Urlaubs in die Rentenversicherung eingehen und die spätere Rente nicht beeinträchtigt wird.

Unbezahlter Urlaub: Lohnsteuer

Der unbezahlte Urlaub hat keine Auswirkungen auf die Lohnsteuerzahlungen. In der Lohnsteuerbescheinigung sowie im Lohnkonto wird unbezahlter Urlaub, der länger als 5 Tage dauert, mit einem “U” versehen.

Was ist mit freiwillig versicherten Personen?

Bei Personen mit einer freiwilligen Versicherung ändert sich der Versicherungsschutz während der unbezahlten Freistellung nicht. Betroffene sollten sich jedoch vor Beginn des unbezahlten Urlaubs mit der Krankenkasse in Verbindung setzen. So stellen sie sicher, dass sich die Beitragszahlungen nicht ändern.

Ist eine Kündigung während des unbezahlten Urlaubs möglich?

Sofern ein Kündigungsschutz vorhanden ist, gilt dieser auch bei einer unbezahlten Freistellung. Ansonsten ist während des unbezahlten Urlaubs eine Kündigung von beiden Seiten möglich, sofern die Kündigungsfristen beachtet werden.

Was passiert bei einer Krankheit bei unbezahltem Urlaub?

Der Zeitpunkt der Erkrankung entscheidet darüber, ob Arbeitnehmer einen Anspruch auf Lohnfortzahlung haben. Es gelten 3 Möglichkeiten:

  1. Erkrankung vor oder nach dem unbezahlten Urlaub: Besteht das Arbeitsverhältnis länger als 6 Monate, gilt weiterhin ein gesetzlicher Anspruch auf Lohnfortzahlung.
  2. Erkrankung innerhalb des ersten Monats: Der Arbeitgeber muss trotz Freistellung Lohn zahlen.
  3. Erkrankung nach dem ersten Monat: Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf Lohnfortzahlung, da kein Versicherungsverhältnis besteht. Der Anspruch besteht jedoch, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinbaren, dass der unbezahlte Urlaub bei einer Erkrankung endet.
E-Book Bewerbermanagement

E-Book zum Download

Bewerbermanagement

Vom Recruiting bis zum Onboarding: Erfahren Sie, wie Sie effizient neue Mitarbeiter suchen, finden und in Ihr Unternehmen holen.

Informationen für Arbeitgeber: Was ist bei unbezahltem Urlaub zu beachten?

Einige typische Fragen kommen für Arbeitgeber immer wieder auf, wenn Angestellte unbezahlten Urlaub beantragen:

Muss unbezahlter Urlaub genehmigt werden?

Arbeitnehmer haben keinen Anspruch auf unbezahlten Urlaub per Gesetz. Wenn nicht anders im Arbeitsvertrag festgehalten, liegt es im Ermessen des Arbeitgebers, ob er den unbezahlten Urlaub gewährt. Sobald Angestellte in eine Notsituation geraten, entsteht für Unternehmen jedoch eine Fürsorgepflicht. In solchen Fällen besteht nach § 616 BGB womöglich Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub.

Arbeitgeber sollten bei einem Antrag auf unbezahlten Urlaub die Gründe stets individuell betrachten. Es empfiehlt sich, klare Richtlinien bei der Urlaubsverwaltung festzulegen, um eine konsistente Vorgehensweise sicherzustellen. Dies stellt sicher, dass die betrieblichen Abläufe nicht beeinträchtigt werden.

Kann unbezahlter Urlaub vom Unternehmen angeordnet werden?

Arbeitgeber dürfen nicht einseitig unbezahlten Urlaub für ihre Angestellten anordnen. Unternehmen sind dazu verpflichtet, Arbeitnehmer nach den vertraglichen Bedingungen zu beschäftigen. Lediglich bei bestimmten rechtlichen Rahmenbedingungen, wie wirtschaftlichen Schwierigkeiten des Unternehmens, ist vom Arbeitgeber angeordneter, verbindlicher Sonderurlaub möglich.

Dürfen Arbeitgeber den Antrag auf unbezahlten Urlaub ablehnen?

Arbeitgeber dürfen den Antrag auf unbezahlten Urlaub ablehnen. Meist liegt dies an betrieblichen Gründen, wie Personalmangel oder einer absehbaren höheren Auslastung. Die Gründe sollten stets transparent kommuniziert werden.

Tipp: Um Urlaube besser auf den Betriebsalltag abzustimmen, arbeiten viele Unternehmen mit einem professionellen Urlaubsplaner.

Unbezahlten Urlaub berechnen: Was zahlt der Arbeitgeber bei unbezahltem Urlaub?

Bei einer Freistellung erfolgt keine direkte Lohnzahlung durch den Arbeitgeber, da keine Abgaben an die Sozialversicherungen anfallen und der Arbeitnehmer keine Arbeitsleistungen erbringt.

Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, ihr Monatsgehalt abzüglich des unbezahlten Urlaubs zu berechnen.

Unbezahlter Urlaub: Berechnung für Arbeitnehmer

Wie wird unbezahlter Urlaub berechnet? Die Antwort liefert folgende Formel:

Monatliches Bruttogehalt / Kalendertage im Durchschnitt x Kalendertage mit Sonderurlaub = Bruttogehalt abzüglich unbezahltem Sonderurlaub

Beispiel:

Ein Angestellter stellt einen Antrag auf 3 Wochen (15 Arbeitstage) unbezahlten Urlaub für September 2026. Der September hat 30 Kalendertage und 21 reguläre Arbeitstage. Er geht somit für 6 Tage arbeiten. Sein Bruttogehalt beträgt 3.800 Euro.

3.800 Euro / 30 Tage = 126,67 Euro

126,67 Euro x 15 Tage = 1900,05 Euro

3.800 Euro – 1900,05 Euro = 1.899,95 Euro

Der Angestellte erhält im September ein Bruttogehalt von 1.899,95 Euro, wenn er den unbezahlten Urlaub nimmt.

Unbezahlten Urlaub beantragen – so geht es richtig

Arbeitnehmer sollten frühzeitig das Gespräch mit dem Arbeitgeber suchen, bevor sie einen Antrag auf unbezahlten Urlaub stellen. Dabei ist es ratsam, die Gründe für den unbezahlten Urlaub offen zu kommunizieren und gemeinsam eine Lösung zu finden, die die Interessen beider Seiten berücksichtigt. Eine klare Absprache über die Dauer und die möglichen Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis ist essenziell, um das Human Resource Management möglichst einfach zu gestalten.

Für den Antrag auf unbezahlten Urlaub ist ein Formular nicht nötig. Ein formloses Schreiben genügt. Dieses sollte die folgenden Informationen beinhalten:

  • Name, Anschrift und Personalnummer (falls vorhanden)
  • Datum
  • Dauer des unbezahlten Urlaubs
  • Gründe für den unbezahlten Urlaub
  • Eine Vorgabe, bis wann das Unternehmen eine Entscheidung treffen soll
  • Unterschrift

FAQ zu unbezahltem Urlaub

Weitere interessante Artikel

Disclaimer

Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.

HR-Software jetzt kennenlernen

Ihre gesamte HR in einer Software

HR WORKS vereint Funktionen zur Personalverwaltung, Zeiterfassung, Payroll, Personalentwicklung sowie zur Reisekostenabrechnung in einer HR-Software. Lassen Sie sich daher in einem persönlichen Gespräch beraten, wie auch Sie Ihre gesamte HR digitalisieren.