Quittung verloren? So stellen Sie einen Eigenbeleg für die Reisekostenabrechnung aus

Jeder Buchhalter kennt diesen Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg! Das müssen Sie auch für die Reisekostenabrechnung in Ihrem Unternehmen beachten. Doch was machen Sie, wenn die Quittung während der Geschäftsreise verloren geht, oder es wie beim Trinkgeld oder der Parkuhr, gar keine Quittung gibt? Die Lösung ist ein Eigenbeleg. Dieser Beitrag klärt Sie darüber auf, was Sie beachten müssen und welche formalen Inhalte der Eigenbeleg haben sollte.

Keinen Belege erhalten? So gehen Sie vor

Haben Ihre Mitarbeiter einen Beleg verloren oder nicht erhalten, bitten Sie sie zuerst darum, sich einen neuen Beleg ausstellen zu lassen. Nur wenn das nicht möglich ist, akzeptieren Sie den Eigenbeleg. Bei Trinkgeld, Parkuhr oder Gepäckfach am Bahnhof ist das Ausstellen eines Beleges schwer möglich, denn hierfür gibt es keine Belege. In diesem Fall akzeptieren Sie einen Eigenbeleg, solange er nicht über die üblichen Beträge hinaus geht. Der Eigenbeleg kann von dem jeweiligen Mitarbeiter selbst ausgestellt werden. Folgende Angaben sollten darin enthalten sein:

• Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, z. B. ” Restaurant Zum Storchen”
• Art der Aufwendung, z.B. “Trinkgeld”
• Datum der Aufwendung
• Betrag
• Datum, Name und Unterschrift des Ausstellers

Wenn die nächste Betriebsprüfung kommt: Darum Eigenebelege aufbewahren

Bei Betriebsprüfungen haben die Finanzämter immer ein wachsames Auge auf Eigenbelege und prüfen diese besonders sorgfältig. Achten Sie also darauf, dass alle notwendigen Angeben enthalten sind. Eigenbelege müssen zudem im Rahmen der gesetzlichen Fristen 10 Jahre aufbewahrt werden. Denken Sie jedoch daran: Bei einem Eigenbeleg wird zwar der Betrag als Betriebsausgabe anerkannt, jedoch können Sie hier keine Vorsteuer geltend machen.

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