Pendlerpauschale

So setzen Sie berufliche Fahrtkosten von der Steuer ab

Die Pendlerpauschale (auch Fahrtkostenpauschale oder Kilometerpauschale) ist eine Möglichkeit, um Fahrtkosten für Berufspendler zu reduzieren und damit die Steuerlast von Arbeitnehmern zu senken. Doch wie hoch ist die Kilometerpauschale? Wie kann man die Fahrtkosten von der Steuer absetzen? Und wie erfolgt die Berechnung der Kilometerpauschale? Das sind wichtige Fragen, die sich Arbeitnehmer stellen müssen, um ihre Fahrtkosten zu minimieren und die Einkommensteuer zu optimieren.

Das Wichtigste in Kürze

• Die gesetzliche Entfernungspauschale beträgt einheitlich 0,38 Euro pro vollem Kilometer ab dem 1. Entfernungskilometer.
• Die Steuererleichterung gilt unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel und betrifft auch Fahrgemeinschaften oder Radfahrende.
• Ohne Nachweise akzeptieren Finanzämter im Regelfall die Angaben bis zu einer Höchstgrenze von 4.500 Euro pro Jahr.
• Für die Nutzung des eigenen Autos existiert diese steuerliche Obergrenze nicht.

Was ist eine Pendlerpauschale? Definition

Die Pendlerpauschale ist eine Regelung, die es Arbeitnehmern ermöglicht, ihre Fahrtkosten von der Steuer zwischen Wohnort und Arbeitsstätte abzusetzen. Sie soll die finanzielle Belastung von Berufspendlern durch die hohen Kosten für den täglichen Arbeitsweg reduzieren. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer einen Teil der Aufwendungen für den Hin- und Rückweg zur Arbeit in ihrer Steuererklärung angeben, um dadurch die Einkommensteuer zu reduzieren oder eine Steuerrückerstattung zu erhalten.

Gesetzlich ist die Fahrtkostenpauschale in § 9 Abs. 1 bis 4 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Dort sind auch die Kilometer zwischen Wohnung und Arbeitsplatz (erste Tätigkeitsstätte) sowie die Anzahl der Arbeitstage als wichtige Faktoren für die Fahrtkostenabrechnung in der Steuer festgehalten.

Wie viele Arbeitstage dürfen angegeben werden?

Angestellte können bei einer 5-Tage-Woche maximal 230 Arbeitstage im Jahr angeben, an denen Sie zur Arbeit pendeln. Wochenenden und Urlaubstage zählen nicht dazu. Diese Begrenzung stellt sicher, dass die Pendlerpauschale nur für tatsächlich beruflich bedingte Fahrten zur Arbeit genutzt wird.

Wer bekommt die Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale steht grundsätzlich allen Arbeitnehmern zu, die eine Arbeitsstätte außerhalb ihrer Wohnstätte haben und diese regelmäßig aufsuchen. Laut einer Studie des Instituts für Bau-, Stadt- und Raumforschung waren das 2024 rund 20 Millionen Menschen. Und zwar unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer selbst fährt oder sich im Auto seines Kollegen mitnehmen lässt. Die Mitfahrerpauschale für Arbeitskollegen gilt auch für Fahrgemeinschaften, bei denen mehrere Arbeitnehmer gemeinsam zur Arbeit fahren.

Dies gilt sowohl für Angestellte als auch für Selbstständige. Die regelmäßige Arbeitsstätte ist dabei der Ort, an dem Angestellte ihre berufliche Tätigkeit überwiegend ausüben. Dies kann ein Büro, eine Werkstatt oder ein anderer Arbeitsort sein, an dem sie einem festen Arbeitsmuster folgen. Fahrtkosten von der Steuer absetzen können sie jedoch nur, wenn diese beruflich veranlasst sind.

In Kürze: Wer hat Anspruch auf die Pendlerpauschale? 

• Berufspendler in öffentlichen Verkehrsmitteln des Nah- und Fernverkehrs
• Autofahrer
• Motorradfahrer
• Fahrrad- und E-Bike-Fahrer
• Mitglieder von Fahrgemeinschaften
• Fußgänger

Hinweis: Mehrere genutzte Verkehrsmittel müssen Arbeitnehmer in der Steuererklärung separat angeben.

Wann haben Arbeitnehmer keinen Anspruch auf die Pendlerpauschale?

• Keine regelmäßige Arbeitsstätte: Der Angestellte hat keinen festen Arbeitsort und arbeitet an regelmäßig wechselnden Orten.
• Fahrgemeinschaften: Sofern kein eigenes Fahrzeug genutzt wird.
• Kostenübernahme durch den Arbeitgeber: Sobald der Arbeitgeber die Fahrtkosten komplett bezahlt oder einen Dienstwagen stellt.
• Nicht beruflich veranlasste Fahrten: Die Pendlerpauschale gilt nur für Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte, die beruflich veranlasst sind. Private Fahrten sind ausgenommen.

Wie hoch ist die Pendlerpauschale?

Die Höhe der Pendlerpauschale setzt sich seit 2026 nicht mehr pro Arbeitstag für jeden vollen Kilometer zusammen. Seit dem 1. Januar 2026 gibt es keine Staffelung mehr, eine einheitliche Pendlerpauschale gilt:

• 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer

Fahrtkosten von der Steuer absetzen: Gibt es eine Höchstgrenze?

Bei der Pendlerpauschale ist die Höchstgrenze auf einen jährlichen Maximalbetrag von 4.500 Euro pro Jahr festgelegt. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer maximal diesen Betrag als Pendlerpauschale geltend machen können, auch wenn die tatsächlichen Kosten für die Fahrt höher sind. Allerdings gilt dieser Höchstbetrag bei der Pauschalversteuerung nur für:

• Motorrad-, Motorroller- und Fahrradfahrer sowie Fußgänger.
• Tage, an denen ein Teilnehmer einer Fahrgemeinschaft nicht mit dem eigenen Pkw fährt.
• Die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln. Erhalten Angestellte z.B. ein Jahresticket als Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber, müssen sie die Kosten dafür zur Pendlerpauschale dazurechnen.

Hinweis: Fahren Angestellte mit dem eigenen Auto, gibt es für das Finanzamt bei der Pendlerpauschale keine Höchstgrenze.

Wer zahlt die Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale wird vom deutschen Staat erstattet und im Rahmen der Einkommensteuererklärung beim Finanzamt geltend gemacht. Anschließend verringert sich das zu versteuernde Entgelt um den jeweiligen Betrag. Andernfalls erhält der Arbeitnehmer eine Rückerstattung.

Informationen auf der Steuererklärung zum Fahrtkosten richtig absetzen

Die folgenden Informationen sind nötig, um die Pendlerpauschale in der Steuererklärung geltend zu machen:

• Adresse der ersten Arbeitsstätte
• Einfache Entfernung zum Arbeitsort
• Anzahl der Arbeitstage pro Woche
• Arbeitstage im Jahr
• Urlaubs- und Krankentage

Was bedeutet “einfache Entfernung”?

Die einfache Entfernung ist die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, gemessen in Kilometern. Sie darf pro Arbeitstag nur einmalig für den Hin- oder Rückweg berechnet werden. Dabei akzeptiert das Finanzamt ausschließlich den kürzesten Weg.