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Alles, was Sie zum Thema Zeiterfassung wissen müssen

Zeiterfassung im Unternehmen

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11 Min. Lesezeit

Zeiterfassung – Was ist Arbeitszeiterfassung?

Die Zeiterfassung ist für Unternehmen jeder Größenordnung relevant. Ob Start-ups, Familienbetriebe, Klein- oder Großunternehmen: In der einen oder anderen Form zeichnen Firmen Arbeitszeiten in fast jedem Betrieb auf. Aktuell erfährt die Zeiterfassung große Aufmerksamkeit, da neue Gesetze und moderne Arbeitszeitmodelle eine intensive Auseinandersetzung erfordern.

Die Zeiterfassung ist ein essentielles Thema in und für Unternehmen, heute mehr denn je. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) urteilte bereits im Mai 2019, dass Unternehmen in der EU die Arbeitszeiten der Belegschaft genauestens dokumentieren. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) bestätigte in seinem Urteil von 2022, dass die Zeiterfassung in Deutschland verpflichtend ist.

Dabei stellen sich Verantwortliche viele Fragen. Unter anderem:

  • Was bedeutet Zeiterfassung überhaupt?
  • Wo bekomme ich ein Zeiterfassungssystem her?
  • Wenn ich die Einheit Industrieminuten nutze, unterstützt das ein Zeiterfassungssystem?
  • Wie teuer sind Zeiterfassungssysteme?
  • Bin ich mit jeder Zeiterfassung-Software rechtlich auf der sicheren Seite?
  • Hat eine Zeiterfassung-Software weitere Funktionen?
  • Müssen Arbeitnehmer geschult werden, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen?
  • Welche Arbeitszeiten müssen erfasst werden?
  • Werden Ruhezeiten und Einsätze bei Rufbereitschaft korrekt dokumentiert?
  • Kann eine Zeiterfassung-Software auch Überstunden erfassen?
  • Was passiert, wenn ich kein Zeiterfassungssystem möchte?

Das Wichtigste in Kürze

  • Das Bundesarbeitsgerichts bestätigte in einem Urteil von 2022, dass in Deutschland die Pflicht zur Zeiterfassung für alle Betriebe gilt.
  • Ein aktueller Gesetzentwurf des Bundesregierung sieht die elektronische Aufzeichnung als Standard für alle Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitenden vor.
  • Moderne Zeiterfassungssysteme steuern nicht nur die reine Präsenzzeit, sondern erleichtern auch die Urlaubsplanung sowie die Personalverwaltung.
  • Die digitale Lösung spart Geld: Digitale Erfassung beendet die Zettelwirtschaft und schützt Unternehmen vor unnötigem bürokratischen Aufwand.
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Für welche Gruppen spielt das Thema Zeiterfassung eine Rolle?

Grundsätzlich kann man sagen, dass sich vor allem Arbeitgeber intensiv mit dem Thema Zeiterfassung auseinandersetzen. Denn sie sind es, die letztlich darüber bestimmen, welches Arbeitszeitmodell in ihrem Unternehmen umgesetzt wird. Zu den gängigen Arbeitszeitmodellen zählen unter anderem Vertrauensarbeitszeit, Gleitzeit, Kernarbeitszeit und Funktionszeit.

Aber auch Arbeitnehmer haben ein berechtigtes Interesse am Thema Zeiterfassung. Sie wollen, dass ihre geleisteten Arbeitsstunden nachvollziehbar sind. Wer beispielsweise Plusstunden bzw. Überstunden erbringt, will dafür entsprechend honoriert werden.

Die Zeiterfassung ist eine Materie, bei der grob gesprochen vier Akteure mitreden: Arbeitgeber, Arbeitnehmer, die jeweiligen Interessensverbände sowie der Gesetzgeber. Im Sommer 2020 wurde die Zeiterfassung sogar zum politischen Schlagwort, als herauskam, dass in mehreren Betrieben, in denen es zu Corona-Ausbrüchen kam, kein Zeiterfassungssystem vorhanden war.

Bestimmte Branchen setzten schon länger auf Zeiterfassungsysteme

Ein Zeiterfassungssystem ist nämlich nicht nur für die reine Arbeitszeiterfassung relevant. Auch die physische Anwesenheit von Beschäftigten an einem Betriebsstandort kann damit dokumentiert werden. So ist es beispielsweise in der Pharma- und Chemiebranche eine zwingende Voraussetzung, die Anwesenheit von Mitarbeitern in der Produktion genauestens nachzuverfolgen, da diese mit Gefahrstoffen in Berührung kommen.

Erstaunlich: Im Zeitalter der Digitalisierung halten viele Betriebe die Arbeitszeiten noch immer mit Stundenzetteln oder in Excel-Tabellen fest. Das sorgt nicht nur für Unübersichtlichkeit und Zettelwirtschaft, sondern auch für einen unnötigen Arbeitsaufwand. Mit der Folge, dass Geld und Ressourcen verbrannt werden. Aus diesen und weiteren Gründen ist eine digitale Zeiterfassung heute unerlässlich geworden.

Wie stehen Personalmanager und Arbeitnehmer zur Zeiterfassung in Deutschland?

71 %

der befragten Arbeitnehmer geben an, regelmäßig unbezahlte Überstunden zu leisten.

Quelle: Personaldienstleister APD, Welt.de

Nur 1/3

aller Führungskräfte sieht das eigene Unternehmen technisch, organisatorisch und kulturell für den digitalen Wandel gerüstet.

Quelle: Beratungsunternehmen Comteam, Handelsblatt

70 %

der deutschen Arbeitnehmer sind auch im Urlaub erreichbar

Quelle: Bitkom.org

Basis Arbeitszeitgesetz

Gesetzliche Grundlagen zur Arbeitszeiterfassung

Schon heute erfassen zahlreiche Unternehmen die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter. Wann die Arbeit beginnt, wann sie endet und welche Pausen gemacht werden. Das hat mehrere Vorteile: Eine sorgsame Arbeitszeiterfassung erleichtert gerade beim Zeitlohn sowohl die Lohnabrechnung  als auch Buchführung und stellt zudem Transparenz über die geleisteten Arbeitszeiten der Belegschaft her.

Eine generelle Pflicht für die Erfassung von Arbeitszeiten kannte das deutsche Recht jedoch lange Zeit nicht. Das hat sich inzwischen geändert: Denn laut Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 besteht für deutsche Unternehmen die Pflicht, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Wie ist die Arbeitszeiterfassung gesetzlich geregelt?

Wenn es um die Arbeitszeit geht, stellen sich oft viele Fragen. Muss an Sonn- und Feiertagen gearbeitet werden? Welche Rechte gelten für Pausenzeiten? Wann dürfen Arbeitgeber Überstunden auszahlen und wie sieht es mit einer entsprechenden Überstundenvergütung aus?

Die allgemeine gesetzliche Grundlage für die Arbeitszeiterfassung bildet das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Den Umgang mit den erhobenen Daten legt hingegen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) fest.

Definition laut Arbeitszeitgesetz

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt bundesweit einheitlich und uneingeschränkt für Arbeitsverhältnisse in Deutschland. Es regelt:

  • die zeitliche Höchstdauer der täglichen Arbeitszeit
  • die zeitliche Lage der Arbeitszeit
  • die Gewährung von Ruhepausen und Ruhezeiten
  • sowie die Beschränkung der Arbeit an Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen

Die grundlegenden Bestimmungen des ArbZG sind branchenübergreifend gültig. §18 ArbZG listet Sonderregelungen für die Arbeitszeit auf, die für bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern wie leitenden Angestellten oder Personen unter 18 Jahren gelten. Das ArbZG sieht aber auch Spezialregelungen vor, die den Unternehmen eine gewisse Flexibilität einräumen und Ausnahmen zulassen. So können abweichende Regelungen zum Beispiel für saisonale Geschäfte wie Erntezeiten in der Landwirtschaft oder Verkehrsbetriebe gelten.

Gesundheit und Wirtschaftlichkeit

Das ArbZG dient dazu,

  • die Gesundheit der Arbeitnehmer zu schützen
  • dem Arbeitgeber eine notwendige Flexibilität zuzusichern
  • wettbewerbsfähig zu bleiben (zum Beispiel in Form von intelligenten und spezifischen Arbeitszeitmodellen)

Erfassung von Arbeitszeiten nach ArbZG

In Deutschland finden sich die gesetzlichen Regelungen für die Erfassung von Arbeitszeiten in § 16 II Arbeitszeitgesetz. Danach ist der Arbeitgeber nur verpflichtet, Zeiten zu dokumentieren, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen. Hiermit gemeint sind Überstunden. In seinem Beschluss vom 13. September 2022 entschied das BAG allerdings, dass die Arbeitszeiterfassung eine erforderliche Maßnahme des Arbeitsschutzes ist, für die laut § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG alle erforderlichen Mittel bereitzustellen sind. Daraus ergibt sich eine Pflicht zur generellen Arbeitszeiterfassung.

Wer war schon vor dem BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet?

Das Mindestlohngesetz verpflichtet geringfügig Beschäftigte, sowie Arbeitnehmer von Branchen mit erhöhter Gefahr der Schwarzarbeit, zur Arbeitszeiterfassung.

Dazu zählen unter anderem:

  • Baugewerbe
  • Gebäudereinigung
  • Paketdienste
  • Gaststätten- und Hotelgewerbe

Hier werden Start, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit abzüglich von Pausen erfasst. Grundsätzlich ist auch hier der Arbeitgeber für die Dokumentation der Arbeitszeit verantwortlich, kann diese Pflicht jedoch dem Arbeitnehmer übertragen. Die Erfassung muss innerhalb von sieben Tagen erfolgen und ebenfalls zwei Jahre aufbewahrt werden.

EuGH-Urteil: Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18 Mai 2019), verpflichtet die Arbeitgeber, die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeiter umfänglich zu dokumentieren.

“Der Europäische Gerichtshof stellt fest, dass ohne ein System, mit dem die tägliche Arbeitszeit eines jeden Arbeitnehmers gemessen werden kann, weder die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden und ihre zeitliche Verteilung noch die Zahl der Überstunden objektiv und verlässlich ermittelt werden kann, so dass es für die Arbeitnehmer äußerst schwierig oder gar praktisch unmöglich ist, ihre Rechte durchzusetzen.

– Urteilsbegründung des EuGH

Laut Urteil muss die Richtlinie durch nationale Gesetzgeber realisiert werden.

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Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht: Holen Sie sich daher die Antworten auf Ihre wichtigsten Fragen zur Zeiterfassung.

Diese Möglichkeiten gibt es, um Arbeitszeiten zu erfassen

Zeiterfassungssysteme: Viele Wege, ein Ziel

Im Zuge der Digitalisierung erfährt die Zeiterfassung einen Wandel. So rückt die händische Dokumentation von Arbeitszeiten via Stundenzettel und Excel-Listen zunehmend in den Hintergrund. Und damit auch der administrative Aufwand für Personaler wie Arbeitnehmer. Mittlerweile gibt es für jedes Unternehmensmodell die passende Methode, Arbeitszeiten zu erfassen und zu verwalten. Ob am Terminal, per Fingerprint Scanner, über eine Zugangskontrolle oder mobil mit dem Smartphone.

Ein Überblick über die gängigsten Arten von Zeiterfassungssystemen hilft dabei, die richtige Lösung für die unternehmensindividuellen Anforderungen zu finden.

Die digitale & DSGVO-konforme Zeiterfassung-Software

Zeiterfassung mit HR WORKS

Mit einer Zeiterfassung-Software erfüllen Unternehmen die Vorgaben des EuGH und zeichnen Arbeitszeiten lückenlos und systematisch auf. Nutzer können ihre Arbeitsstunden und Pausen immer und überall online erfassen – ob über ein stationäres System oder via Smartphone. Zudem benötigen sie keine extra Schulung und können unmittelbar und ohne Vorkenntnisse mit der Zeiterfassung starten. Mit Hilfe automatisierter Online-Berichte lassen sich mit einem Klick individuelle Auswertungen übersichtlich erstellen.

  • Transparenz für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Admins über Arbeitszeiten, Pausen sowie Über- und Minus-Stunden
  • Kontrolle der Soll- und Ist-Stunden
  • Ersetzt die Stempeluhr in Unternehmen
  • Berücksichtigung von Urlaub und Krankmeldung
  • Einsicht für Arbeitnehmer, Vorgesetzte und Admin
  • Alle Arbeitszeiten eines Monats auf einen Blick
  • Im Dashboard des Mitarbeiters das Wichtigste sichtbar

Projektaufwände übersichtlich erfassen

Zeiterfassung für unterschiedliche Projekte

Wird an unterschiedlichen Projekten gearbeitet, gestaltet sich eine zeitliche Zuordnung der projektbezogenen Arbeitszeit schnell recht unübersichtlich. Mit der Projektzeiterfassung vereinfacht HR WORKS die Erfassung interner Projektaufgaben als auch die Fakturierung von Projektzeiten gegenüber Ihren Kunden.

Der Workflow ist kinderleicht. Die Arbeitszeiten werden durch den Angestellten einfach auf Projekte gebucht. Und mit der mobilen Zeiterfassung stets zeit- und ortsunabhängig. Mit Hilfe verschiedener Auswertungsmöglichkeiten behalten Projektverantwortliche die Projektzeiten immer im Blick. Das unterstützt Sie zusätzlich bei Ihrem Zeitmanagement.

Zusammenfassung

Zeiterfassung kompakt

  • Die Zeiterfassung ist für Unternehmen jeder Größe wichtig.
  • Im Mai 2019 urteilte der EuGH, dass jedes Unternehmen in der EU eine Zeiterfassung einführen muss. Dieses System muss drei Voraussetzungen erfüllen: Es muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein.
  • Der deutsche Gesetzgeber hat das Zeiterfassungsurteil des EuGH bisher nicht in deutsches Recht überführt, wobei ein Urteil des Bundesarbeitsgericht im September 2022 festgestellt hat, dass die Zeiterfassung für Unternehmen bereits verpflichtend sei.
  • Ein geeignetes System für die Arbeitszeiterfassung ist heute softwarebasiert. Hier gibt es mehrere Optionen: Entweder Insellösungen, mit denen man lediglich Arbeitszeiten erfassen kann. Oder All-in-One-Lösungen, die neben der Zeiterfassung auch andere Funktionen bieten.
  • Neben der regulären Zeiterfassung wird in vielen Unternehmen die Projektzeiterfassung immer wichtiger. Mit einer solchen Funktion lassen sich einzelne Projekte bzw. projektbezogene Arbeitsstunden dokumentieren – natürlich eng verbunden mit der regulären Zeiterfassung.
  • Eine systematische Zeiterfassung verschafft Unternehmen mehr Transparenz, Sicherheit und einen größeren Überblick.
  • Die Zeiterfassung ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer wichtig. Arbeitgeber können Ressourcen besser einschätzen, für Arbeitnehmer gehen geleistete Arbeitsstunden nicht mehr verloren.
  • Auch Abwesenheiten lassen sich mit Zeiterfassungssystemen erfassen, sodass Unternehmen dadurch beispielsweise den optimalen Überblick über die Resturlaubstage ihrer Mitarbeiter haben: Das erleichtert die Urlaubsrückstellung enorm.

FAQ zu Zeiterfassung in Unternehmen

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