Dauer, Ankündigung und Grenzen: Wie lange ist eine Urlaubssperre zulässig?
Im Arbeitsrecht gibt es für eine Urlaubssperre keine Höchstdauer in Tagen oder Monaten. Grundsätzlich gilt: Je länger ein Urlaubsverbot andauert, desto angreifbarer wird es. Wenn Arbeitgeber eine Urlaubssperre verhängen, die 5 Monate oder sogar 6 Monate andauert, müssen gewichtige Gründe vorliegen. Eine derart lange Dauer widerspricht dem Erholungszweck des Bundesurlaubsgesetzes massiv. Auch die Frage, wie oft im Jahr eine Urlaubssperre angeordnet werden darf, bemisst sich an der Verhältnismäßigkeit: Häufige Wiederholungen deuten eher auf generelle Personalnot als auf akute Sonderfälle hin.
Ebenso wichtig wie die Befristung ist die Ankündigung der Urlaubssperre. Arbeitgeber müssen transparent kommunizieren, warum diese notwendig ist und wie lange sie gilt. Nur so können Beschäftigte absehen, wann sie wieder einen regulären Urlaubsantrag stellen können oder ob sie möglicherweise Restansprüche ins nächste Jahr übertragen müssen.
Sonderfälle: Urlaubssperre in der Probezeit, im öffentlichem Dienst und mit Betriebsrat
Wer eine neue Arbeitsstelle antritt, geht oft davon aus, dass er während der ersten Monate keinen Urlaub nehmen darf. Das ist aber nur richtig, wenn es explizit im Arbeitsvertrag vereinbart ist. Laut Bundesurlaubsgesetz haben neue Mitarbeiter zwar erst nach sechs Monaten einen vollen Urlaubsanspruch. Es besteht jedoch auch ein Urlaubsanspruch in der Probezeit. Mitarbeiter können anteilig erworbenen Urlaub nehmen, wenn keine betrieblichen Gründe dagegen sprechen. Anders sieht es natürlich aus, wenn der Arbeitgeber aus wichtigem Grund eine Urlaubssperre verhängt: Dann gilt diese natürlich auch während der Probezeit.
Auch im öffentlichen Dienst ist eine Urlaubssperre öfter Thema, etwa bei personellen Engpässen, festgelegten Einsatzplänen (z.B. bei der Berufsfeuerwehr) oder besonders arbeitsintensiven Zeiten (z.B. Wahlen). Auch hier ist entscheidend, ob ein nachvollziehbarer betrieblicher Anlass vorliegt und ob die Einschränkung verhältnismäßig ist.
Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, muss dieser gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 5 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) vor dem Verhängen einer Urlaubssperre beteiligt werden. Gerade bei Fragen der zeitlichen Festlegung des Urlaubs und der Berücksichtigung von sozialen Gesichtspunkten wie Unterhaltspflichten, Alter oder Dauer der Betriebszugehörigkeit kann er eine wichtige Rolle spielen.
Was gilt bei bereits genehmigtem Urlaub?
Oft berufen sich Mitarbeitende bei einer Urlaubssperre darauf, dass ihr Urlaub bereits genehmigt ist . Hier muss zwischen drei Stufen unterschieden werden: einem bloßen Urlaubswunsch, einem eingereichten Antrag und dem bereits genehmigten Urlaub. Wer seinen Urlaub lediglich geplant hat, um z.B. alten Resturlaub abzubauen, hat eine schwächere Position als jemand, dessen Antrag vom Arbeitgeber formal bewilligt und organisatorisch fest verplant wurde.
Bereits genehmigter Urlaub ist rechtlich geschützt. Ihn nachträglich zu widerrufen, ist nur unter strengen Voraussetzungen zulässig. Konkret dann, wenn der Ausfall genau dieser Person die Existenz des Unternehmens gefährden würde. In Krisen ist es deshalb für Unternehmen sicherer, nach einvernehmlichen Lösungen zu suchen, statt Urlaubssperren zu verhängen.
Schwierig wird es, wenn Beschäftigte bereits Zeit und Geld in den Urlaub investiert haben. Bei einer Urlaubssperre in den Ferien gibt es Probleme, wenn dadurch die Betreuung der Kinder gefährdet ist. Und bei einer bereits gebuchten Reise oder dem Rückruf aus dem Urlaub muss geklärt werden, wer die Storno- und Reisekosten bezahlt. Geraten Beschäftigte während einer Urlaubssperre in eine unvorhergesehene private Notlage, besteht trotzdem Handlungsspielraum. Eine bezahlte oder unbezahlte Freistellung kann eine praktikable Alternative zu einem bezahlten Urlaub sein.
Eine Ausnahme bildet tariflicher oder gesetzlicher Sonderurlaub, den es etwa bei Todesfällen in der Familie oder der Geburt eines Kindes gibt. Dieser darf durch eine Urlaubssperre in der Regel nicht blockiert werden.
