Wie HR WORKS Künstliche Intelligenz in den HR-Alltag des Mittelstands integriert
- HR WORKS setzt KI funktionsübergreifend in seiner HR-Suite ein
- Kunden entscheiden bei HR WORKS selbst über den KI-Einsatz und deaktivieren Funktionen bei Bedarf
- KI bei HR WORKS bereitet Entscheidungen vor, aber der Mensch trifft sie final
Freiburg, 18.08.2026 – HR WORKS, einer der erfolgreichsten deutschen Anbieter von HR-Software für den Mittelstand, treibt den Einsatz von KI mit hohem Tempo voran. Die KI-Funktionen ziehen sich durch die gesamte Plattform, von der Reisekostenabrechnung über das Recruiting bis zur Personalentwicklung. Entscheidend ist die klare Haltung dahinter: HR WORKS setzt KI gezielt dort ein, wo sie HR-Teams spürbar entlastet und gibt Nutzer:innen die Kontrolle über Art und Umfang.
Welche KI-Funktionen bietet HR WORKS?
HR WORKS bietet KI-Unterstützung in mehreren Bereichen:
- Employee Self Service: Beschäftigte erfassen ihre Anträge per Sprach- oder Texteingabe. Der KI-Assistent überträgt die Angaben direkt in die passenden Felder. Das ersetzt manuelle Eingaben.
- Recruiting: HR WORKS erstellt aus wenigen Angaben der Recruiter:innen Entwürfe für Tätigkeitsbeschreibungen und nimmt Führungskräften sowie HR-Mitarbeitenden damit die Vorarbeit bei Stellenausschreibungen ab. Integrierte Prüfmechanismen schließen unpassende oder erfundene Inhalte aus.
- Personalverwaltung: Beim KI-gestützten Vorlagenimport laden HR-Teams ein bestehendes Dokument hoch, zum Beispiel einen Arbeitsvertrag. Die Software erkennt die Struktur, setzt Platzhalter und verknüpft die passenden Datenfelder. Aus dem vorhandenen Dokument wird so eine wiederverwendbare Vorlage.
- Personalentwicklung: Eine KI fasst 360-Grad-Feedback strukturiert zusammen, arbeitet Stärken und Entwicklungsfelder heraus und gibt Führungskräften Impulse für das Gespräch. Die Auswertung hilft, den Fokus auf die wichtigen Punkte zu richten.
- Workflow Automation: HR WORKS entwickelt derzeit eine KI-gestützte Workflow Automation und gibt auf der ZPE 2026 einen ersten Einblick, wie KI künftig HR-Prozesse automatisiert.
CEO Florian Weiß fasst den Anspruch von HR WORKS zusammen: „Viele Unternehmen sind aktuell mit dem Tempo der KI-Entwicklung überfordert. Und das spüren nicht zuletzt die Mitarbeitenden in den HR-Abteilungen. Genau da sehen wir unsere Aufgabe: Wir bringen KI in handhabbaren Schritten sicher in den Alltag unserer Kunden. Und zwar so, dass niemand überfordert zurückbleibt. Für uns gewinnt nicht das lauteste Feature, sondern das, was tatsächlich ins Tagesgeschäft passt und Arbeit abnimmt.”
Zur Bedeutung von KI ergänzt er: „KI ist ohne Zweifel die größte technologische Veränderung unserer Zeit, noch größer als seinerzeit der Shift von On-Premise in die Cloud. Genau deshalb nehmen wir sie so ernst. Und unser Anspruch ist es, KI im Produkt einfach, wirksam und sicher erlebbar zu machen.”
Warum entscheiden Kunden bei HR WORKS selbst über den KI-Einsatz?
Mit HR WORKS entscheidet jedes Unternehmen selbst, ob und wie es KI einsetzt. So nutzen Unternehmen genau so viel KI, wie es zu ihrer Kultur, ihren Compliance-Anforderungen und ihrem Reifegrad passt. Nicht benötigte KI-Funktionen deaktivieren Kunden bei Bedarf. Das bedeutet im Arbeitsalltag: HR-Teams arbeiten mit genau der KI-Unterstützung, die sie selbst gewählt haben.
Wie sicher und rechtskonform ist der KI-Einsatz bei HR WORKS?
Der KI-Einsatz bei HR WORKS ist sicher und rechtskonform. HR WORKS nutzt keine Kundendaten für das Training seiner KI-Modelle. Wo KI Entscheidungen vorbereitet, bleibt die finale Entscheidung beim Menschen, im Einklang mit dem EU AI Act. Für die KI-Funktionen gelten dieselben Sicherheits- und Datenschutzanforderungen wie für die übrige HR-Suite. HR WORKS ist nach DIN ISO/IEC 27001 zertifiziert und verarbeitet alle Kundendaten DSGVO-konform ausschließlich in AWS-Rechenzentren in der Europäischen Union. Bitkom Consult hat dies in einem unabhängigen Prüfbericht bestätigt.
Wie baut HR WORKS KI in der HR-Suite weiter aus?
HR WORKS baut den KI-Einsatz in der HR-Suite entlang der bestehenden Module weiter aus. Leitend bleibt dabei das Prinzip, das schon heute gilt: KI entlastet HR-Teams bei standardisierten Aufgaben und bereitet Entscheidungen vor, während die finale Entscheidung beim Menschen bleibt. Ein Entwicklungsschwerpunkt liegt auf der KI-gestützten Workflow Automation, die HR WORKS aktuell gemeinsam mit Kunden konzipiert und erprobt. Die geplante Lösung soll wiederkehrende HR-Prozesse – etwa im Onboarding oder in Zusammenhang mit Fristen und Genehmigungen – automatisch auslösen, steuern und bei Bedarf eskalieren.
„KI wird dieses System noch intelligenter machen, indem sie Prozesse an die jeweilige Organisation anpasst – aber immer im Tempo des Mittelstands”, sagt Andreas Meya, Director Product bei HR WORKS. „Entscheidend ist für uns, Technologie nicht als Selbstzweck zu entwickeln, sondern sie in die Realität unserer Kunden zu übersetzen.”
Über HR WORKS
Mit HR WORKS bilden kleine und mittlere Unternehmen den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus in einer All-in-One-Software ab: Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Reisekostenmanagement, Payroll und Personalentwicklung. Als etablierter Partner des Mittelstands kennt HR WORKS die Anforderungen von KMU und begleitet sie auf dem Weg zu einer digitalen, zukunftsfähigen und KI-unterstützten Personalarbeit: Schritt für Schritt, verständlich und sicher. So gewinnen Unternehmen Zeit für das, was zählt: die Arbeit mit Menschen.
HR WORKS ist nach ISO 27001 zertifiziert und erfüllt damit höchste Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit. Über 3.500 Kunden vertrauen bereits auf HR WORKS. Das Team von HR WORKS zählt mehr als 200 Mitarbeitende und ist an den Standorten Freiburg, Frankfurt, Berlin und Wien vertreten.
